ความรู้เบื้องต้นในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
1. ระบบคืออะไร และ นักวิเคราะห์ระบบคือใคร
ระบบ (System) คือ สิ่งต่างๆ ที่มีการติดต่อสัมพันธ์กันเพื่อบรรลุเป้าหมายอย่างหนึ่งอย่างใดร่วมกัน กลุ่มขององค์ประกอบต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเพื่อจุดประสงค์อันเดียวกัน ระบบอาจจะประกอบด้วยบุคลากร เครื่องมือ เครื่องใช้ พัสดุ วิธีการ ซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องมีระบบจัดการอันหนึ่งเพื่อให้บรรลุจุดประสงค์อันเดียวกัน
เมื่อเราศึกษาระบบใดระบบหนึ่ง เราควรจะต้องเข้าใจการทำงานของระบบนั้นให้ดีโดยการถามตัวเองตลอดเวลาด้วยคำถามเหล่านี้
1. What คือ ระบบทำอะไร , วัตถุประสงค์ของระบบคืออะไร มีแผนงานขั้นตอนอย่างไรเพื่อนำไปสู่ความสำเร็จ (Goal)
2. Who คือ ทำโดยใคร ,บุคคลหรือใครที่รับผิดชอบ
3. When คือ ทำเมื่อไร , การเริ่มดำเนินงานและผลสำเร็จของงานจะสำเร็จลุล่วงได้เมื่อไร ควรมีการจัดตารางการทำงานอย่างมีระบบ การทำงานโดยไม่มีการจัดตารางการทำงานที่แน่นอน ส่งผลให้ระบบงานยืดเยื่อ ไม่สามารถปิดงานได้ ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
4. How คือ ทำอย่างไร มีวิธีการทำงานอย่างไร ต้องใช้เครื่องมือใดเพื่อให้งานสำเร็จได้รวดเร็ว
ระบบที่เราควรทราบเพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์และออกแบบได้แก่ ระบบธุรกิจ และ ระบบสารสนเทศ (MIS)
ระบบธุรกิจ (Business System) ได้แก่ระบบที่ทำงานเพื่อจุดประสงค์ด้านธุรกิจ โรงงานอุตสาหกรรมเป็นระบบธุรกิจเพื่อจุดประสงค์ด้านการผลิต นอกจากนี้ระบบขนส่ง ระบบโรงแรม ระบบการพิมพ์ ระบบธนาคาร และอื่นๆ อีกมาก ล้วนแล้วแต่เป็นระบบธุรกิจทั้งนั้น ซึ่งมีจุดประสงค์แตกต่างๆกันออกไป ระบบธุรกิจอาจจะแบ่งย่อยๆลงไปได้อีก เช่น ในโรงงานเราจัดแบ่งเป็นฝ่ายต่างๆ เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายซ่อมบำรุง ฝ่ายสินค้าคงคลัง หรืออาจจะรวมฝ่ายขายเข้ามาอยู่ด้วยก็ได้ในระบบย่อยของฝ่ายขายจะต้องทำหน้าที่หลายอย่าง เช่น รับใบสั่งสินค้าจากลูกค้า ส่งใบเก็บเงินไปให้ลูกค้า สำหรับฝ่ายบัญชีทำหน้าที่จ่ายเงินเดือนพนักงานเป็นต้น นักวิเคราะห์ต้องทราบขั้นตอนการทำงานในระบบที่ได้รับมอบหมายและทำความเข้าใจให้ดี
ระบบสารสนเทศ (Management Information System) ระบบนี้ช่วยจัดการข้อมูลที่ต้องการใช้ในระบบธุรกิจ ช่วยเก็บตัวเลขและข่าวสารเพื่อช่วยในการดำเนินธุรกิจและการตัดสินใจ เช่น ระบบการเก็บเงินลูกค้า เราต้องการที่จะทราบว่าลูกค้าแต่ละคนชื่ออะไร อยู่ที่ไหน สินค้าและจำนวนที่ขายให้แก่ลูกค้าแต่ละคนเป็นอย่างไร การจ่ายเงินของลูกค้าเป็นอย่างไร ติดค้างนานหรือไม่ หรือหนี้สูญ รวมทั้งจำนวนเงินที่ลูกค้าจะต้องชำระ
นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysts) คือ ผู้ที่เป็นตัวกลางในการติดต่อระหว่างระบบสารสนเทศกับกลุ่มผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ เจ้าของระบบ (System Owners) ผู้ใช้ระบบ (System Users) และผู้สร้างระบบ (System Builders) เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กรขึ้นมา ทั้งนี้หน้าที่หลักของนักวิเคราห์ระบบจะแบ่งเป็น 2 ส่วน
ส่วนที่ 1 วิเคราะห์ระบบ (System Analysis) เป็นการศึกษา วิเคราะห์ และแยกแยะถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบ พร้อมทั้งเสนอแนวทางแก้ไขตามความต้องการของผู้ใช้งานและความเหมาะสมต่อสถานะทางการเงินขององค์กร
ส่วนที่ 2 ออกแบบระบบ (System Design) เป็นวิธีการออกแบบ และกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคโดยนำระบบคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้ เพื่อแก้ปัญหาที่ได้ทำการวิเคราะห์มาแล้ว
2. หน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบ
1.รวบรวมข้อมูล
เป็นการรวบรวมข้อมูลของระบบเดิมเพื่อให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น และนำไปใช้เป็นข้อมูลส่วนหนึ่งในการพัฒนาระบบใหม่ทั้งนี้อาจจะทำแบบสอบถามหรือการสัมภาษณ์เพื่อเก็บรายละเอียดต่างๆ จากผู้ใช้ระบบ จากผู้ใช้ระบบ เพราะผู้ใช้ระบบเป็นผู้ที่เข้าใจถึงปัญหาที่เกิดขึ้นได้ดีที่สุด
2. จัดทำเอกสาร
ในระหว่างการทำพัฒนาระบบนั้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องจัดทำเอกสารประกอบในแต่ละขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบโดยละเอียด และปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เพื่อความคล่องตัวหากมีการเปลี่ยนทีมงานในระหว่างการพัฒนาระบบ
3. จัดทำพจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary)
เป็นการรวบรวมเอกสารทั้งหมด และอธิบายถึงเอกสารต่างๆ ที่ต้องมีการใช้งานในระบบ พจนานุกรมข้อมูลจัดเป็นสิ่งหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจำเป็นต้องใช้ในการติดต่อประสานงานกับโปรแกรมเมอร์และเจ้าของระบบ
4.ออกแบบระบบ
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการออกแบบการทำงานของระบบใหม่ให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้
ระบบ และมีความเหมาะสมมากที่สุด รวมทั้งออกแบบลักษณะการติดต่อของโปรแกรมกับผู้ใช้งาน ฮาร์ดแวร์และเทคโนโลยีสารสนเทศที่จะนำมาใช้ในระบบ กำหนดลักษณะของเครือข่ายที่ใช้ในการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ กำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยของระบบ รวมไปถึงการประมาณการค่าใช้จ่ายต่างๆ ในส่วนที่จะเกิดขึ้น
5.สร้างแบบจำลอง
ทำการสร้างแบบจำลองของโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อนำเสนอแก่เจ้าของระบบและผู้ใช้งาน ในบาง
องค์กรหน้าที่การสร้างแบบจำลองจะเป็นของโปรแกรมเมอร์
6. ทดสอบโปรแกรมที่พัฒนาขึ้น
ในบางครั้งนักวิเคราะห์ระบบและโปรแกรมเมอร์จะเป็นผู้ทดสอบโปรแกรมเอง แต่หากมอบหมายให้ผู้
ใช้ระบบเป็นผู้ทดสอบจะมีผลการทดสอบที่มีประสิทธิภาพมากกว่า เนื่องจากผู้ใช้ระบบเป็นผู้ที่รู้และเข้าใจระบบงานอย่างแท้จริง จึงสามารถบอกได้ว่าโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมานั้นทำงานได้สอดคล้องกับการทำงานจริงมากน้อยเพียงใด
7. ติดตั้งและทำการปรับเปลี่ยนระบบ
ทำการติดตั้งและปรับเปลี่ยนระบบเดิมเป็นระบบใหม่ ซึ่งสามารถทำได้หลายลักษณะ เช่น ติดตั้งทั้ง
หมดทันที ติดตั้งเป็นบางส่วนก่อน หรือติดตั้งระบบใหม่ควบคู่ไปกับการทำงานของระบบเก่า เป็นต้น
8. จัดทำคู่มือ
จัดทำคู่มือและจัดเตรียมหลักสูตรฝึกอบรมให้แก่ผู้ใช้ระบบ เนื่องจากเป็นการเปลี่ยนแปลงของระบบซึ่ง
หมายรวมถึงการเปลี่ยนแปลงวิธีการดำเนินงาน ลักษณะของโปรแกรมที่ใช้งานก็เปลี่ยนแปลงไป การที่ผู้ใช้ระบบจะสามารถเข้าใจและรับรู้การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว คือ การได้รับการฝึกอบรมอย่างถูกต้อง
9. จัดทำแบบสอบถาม
จัดทำแบบสอบถามถึงผลการดำเนินงานของระบบใหม่ที่ได้ติดตั้งไปแล้วในรูปแบบของรายงานผลการใช้
งาน (Feedback) เพราะจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบทราบว่าผลของการติดตั้งระบบใหม่เป็นอย่างไร และมีปัญหาอะไรเกิดขึ้นตามมาบ้างเพื่อจะได้นำปัญหาเหล่านั้นมาทำการปรับปรุงแก้ไขเพื่อให้ได้เป็นระบบที่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ได้ในที่สุด
10. บำรุงรักษาและประเมินผลการปฏิบัติงานของระบบ
เป็นการดูแลระบบเมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น รวมทั้งเป็นการปรับปรุง ดัดแปลง หรือแก้ไขทั้งโปรแกรมและ
ขั้นตอนการทำงานของระบบ เพื่อให้ระบบมีการทำงานที่ถูกต้องมากที่สุด นอกจากนั้นยังทำให้สามารถประเมินผลการปฏิบัติงานของระบบใหม่ได้อีกด้วย
11. เป็นผู้ให้คำปรึกษา
คอยให้คำปรึกษาแก่ผู้ใช้ระบบและทุกคนในระบบ (Consulting) ภายหลังจากการติดตั้งระบบแล้ว การใช้
งานอาจเกิดข้อสงสัยหรือข้อผิดพลาดขึ้นได้ตลอดเวลา ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะต้องคอยให้คำปรึกษา ไม่ว่าจะเป็นทางด้านการใช้โปรแกรมหรือทางด้านเทคนิคก็ตาม
12. เป็นผู้ประสานงาน
ทำหน้าที่ประสานงานระหว่างทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ (Coordinator) เพื่อให้เข้าใจในเหตุ
การณ์หรือข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์กรได้ถูกต้องตรงกันที่สุด
13. เป็นผู้แก้ไขปัญหา
ในที่นี้จะเป็นผู้ที่นำแนวคิดของคำว่า “ระบบ” มาใช้ในการแก้ปัญหาทั้งการดำเนินงานทางธุรกิจขององค์กร
และแก้ปัญหาด้านระบบสารสนเทศด้วย โดยการเปรียบเทียบในลักษณะของงานทางธุรกิจคือระบบ ซึ่งจะต้องกำหนดขอบเขตของระบบผู้ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของระบบพิจารณาว่าข้อมูลที่เข้าและออกจากระบบนั้นเกิดจากบุคคลฝ่ายใดหรือเกิดจากขั้นตอนการทำงานขั้นตอนใด เพื่อให้เการแก้ไขปัญหานั้นสามารถดำเนินการได้อย่างชัดเจนภายในขอบเขตของระบบนั้น
14. เป็นตัวแทนการเปลี่ยนแปลง
นักวิเคราะห์ระบบเป็นผู้ที่สามารถแสดงให้ทุกคนเล็งเห็นถึงผลประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นหลังจากการเปลี่ยน
แปลงจากระบบเก่าเป็นระบบใหม่ได้
15. เป็นผู้เตรียมข้อมูลให้กับองค์กร
เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงระบบแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะเป็นผู้ที่ทราบรายละเอียดของการเปลี่ยนแปลงดีที่สุด ซึ่งสามารถเตรียมข้อมูลเพื่อนำไปใช้ในการแข่งขัน หรือการหาตลาดใหม่ขององค์กรได้อย่างรวดเร็วและทันเหตุการณ์
จำหน่ายข้อสอบ แจ้งข่าวการสอบ รับราชการ ก.พ. อบต. ครูผู้ช่วย ตำรวจ ไฟฟ้า ธกส. » แนวข้อสอบ การไฟฟ้า กฟภ. การประปา กปน. คู่มือสอบ ติวสอบ » เก็งข้อสอบ CAT กสท. สาขาวิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ 
จำหน่ายข้อสอบ แจ้งข่าวการสอบ รับราชการ ก.พ. อบต. ครูผู้ช่วย ตำรวจ ไฟฟ้า ธกส. » แนวข้อสอบ การไฟฟ้า กฟภ. การประปา กปน. คู่มือสอบ ติวสอบ